Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan dan Buku Tamu di Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Sulawesi Tenggara

Abstract

Perkembangan dunia era industri 4.0 membuat semua kegiatan memerlukan teknologi, terutama pada instansi kantoran. Banyaknya data-data penting kantor seperti dokumen dan surat-surat baik itu surat masuk ataupun surat keluar sehingga diperlukan manajemen data surat yang sangat baik agar tidak lupa untuk ditindak lanjuti ke proses permintaan selanjutnya. Surat-menyurat yang tidak diatur dengan baik akan menyebabkan keterlambatan dalam memenuhi permintaan dari instansi lain, terutama kasus kelupaan atau surat yang tercecer. Pengarsipan surat pada kantor Dinas ESDM Provinsi Sulawesi Tenggara juga masih dilakukan secara manual sehingga kurang efektif dan bisa menyebabkan data tersebut kurang akurat. Untuk mencari data-data surat sebelumnya perlu dibuka satu-persatu dan akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukannya. Pencatatan kunjungan tamu dikantorpun belum tersedia sehingga menyusahkan para pengunjung jika ingin berurusan dikantor.

Oleh karena itu dengan dilaksanakan salah satu program kuliah yaitu kerja praktik, penulis merancang “Sistem Informasi Pengarsipan dan Buku Tamu Berbasis Website di Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Sulawesi Tenggara” yang memudahkan para pegawai dalam mengolah, mengatur baik itu dokumen, data surat masuk dan keluar yang dengan mudah ditindak lanjuti, serta mencatat kunjungan tamu yang berkepentingan sehingga menghindari kejadian yang tidak diinginkan